Revue hebdomadaire
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Résumé de 30 secondes
Stratégie testée sur le terrain pour économiser jusqu'à 4 heures par semaine
Revue hebdomadaire
Résumé: Stratégie testée sur le terrain pour économiser jusqu'à 4 heures par semaine.
Résultat principal: Gestion du temps améliorée.
Principaux avantages: Meilleure priorisation et réalisation des objectifs.
Prochaines étapes :Mettez en œuvre un processus de révision hebdomadaire dans votre routine.
Durée: 45 minutes
Public cible: Professionnels
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Revue hebdomadaire
Conseils pour fixer des objectifs réalistes et atteignables, même dans des environnements à haute pression.
Surmonter l'anxiété au travail
Résumé: Strategies for reducing workplace anxiety and creating a secure environment for all employees
Résultat principal: Réduction de l’anxiété au travail
Principaux avantages: Improved overall mental health and productivity
Prochaines étapes: Implement stress-reduction techniques and monitor their effectiveness
Délai de réalisation : 30 minutes
Public cible: All employees, Mental health advocates
2 Choisissez le bon processus en fonction du temps dont vous disposez.
| <45m | <15m | <5m | Étape | |
|---|---|---|---|---|
| 1. Établissez votre liste de priorités | 1 | 1 | Brainstorming (« Présent ») | |
| 2 | 2 | Objectifs (« Futur ») | ||
| 3 | 3 | Revue hebdomadaire précédente (« Passé ») | ||
| 4 | 4 | Calendrier de nettoyage | ||
| 5 | 5 | Mesurer la capacité | ||
| 2. Triez toutes les priorités | 6 | Trier toutes les priorités | ||
| 7 | Ajustez la charge de travail et faites du S.M.A.R.T. | |||
| 8 | Actions de marquage/validation : listes de choses à faire et à ne pas faire | |||
| 3- visualiser | 9 | visualisez votre semaine | ||
| 10 | 8 | 3 | Ajuster les priorités et la charge de travail | |
| 3- Planifiez vos priorités | 11 | Créer des plages horaires dans le calendrier pour la liste des tâches à effectuer | ||
| 12 | À NE PAS FAIRE : annuler, reprogrammer, annuler, déléguer | |||
| 13 | Calendrier de nettoyage | |||
| 4- Vérification de la réalité | 14 | 5 | 1 | Visualisez avec votre intestin |
| 15 | 6 | Visualisez avec votre douleur | ||
| 16 | 7 | 2 | Visualisez avec votre cerveau | |
| Avantages | Planification hebdomadaire | Planification quotidienne | Visu Quotidien |
|---|---|---|---|
| Durée | <45min | <15min | <5min |
| Économie | 6Hrs / Week | 1Hrs / Day | 30 à 50 % de stress en moins |
| Étape | 16 | 8 | 3 |
| Assure l'alignement avec vos objectifs annuels (productivité accrue) | xxx | xx | x |
| Réduit votre niveau de stress, d'anxiété et de déclencheurs | xxx | xx | xx |
| Vous aide à DIRE NON plus souvent sans vous sentir coupable ou effrayé | xxx | xx | x |
| Améliore votre équilibre entre vie professionnelle et vie privée, plus de temps avec la famille sans penser au travail | xxx | xx | xx |
Processus de révision hebdomadaire (45 min)
Avis sur le meilleur pour la planification hebdomadaire (vendredi soir ou lundi matin)
| <45m | Étape | Détails | |
|---|---|---|---|
| 1. Établissez votre liste de priorités | 1 | Brainstorming (« Présent ») | Fermez les yeux, respirez profondément 3 fois, puis demandez-vous « quelles sont mes principales priorités la semaine prochaine ? » et écrivez les réponses au fur et à mesure qu'elles arrivent dans une note. |
| 2 | Objectifs (« Futur ») | Regardez vos objectifs convenus (mensuels, annuels) et demandez-vous : « À quelle action pourrais-je consacrer du temps la semaine prochaine pour contribuer à atteindre ces objectifs ? » Et ajoutez ce qui vient à la liste précédente. | |
| 3 | Revue hebdomadaire précédente (« Passé ») | Copier/coller les actions ouvertes de la dernière revue hebdomadaire (actions non terminées) dans la liste précédente | |
| 4 | Calendrier de nettoyage | Pour la semaine à venir, supprimez les chevauchements et reprogrammez/annulez/déléguez les priorités inférieures en conséquence. | |
| 5 | Mesurer la capacité | Consultez votre calendrier pour la semaine prochaine et comptez le nombre d'heures (« N ») qui n'ont pas encore de créneau horaire planifié et qui sont donc actuellement disponibles pour la planification. | |
| 2. Triez toutes les priorités | 6 | Trier toutes les priorités | le plus haut en haut; le plus bas en bas |
| 7 | Ajustez la charge de travail et faites du S.M.A.R.T. | pour chaque tâche, définissez-la comme SMART(*) et ajoutez dans la colonne adjacente la durée en heures nécessaire pour terminer la tâche. |(*) Spécifique ; Mesurable ; Agréable (avec d'autres parties prenantes impliquées) ; Réaliste ; Limité dans le temps | |
| 8 | Actions de marquage/validation : listes de choses à faire et à ne pas faire | En partant du haut, additionnez le temps combiné de toutes les actions jusqu'à atteindre le nombre d'heures disponibles N et tracez une ligne pour diviser la liste des tâches en 2. -TO DO LIST (au-dessus de la ligne) : Toutes les actions s'ajoutant à ce temps N : vous vous engagez à les réaliser (code couleur en vert) -NOT DO LIST (en dessous de la ligne) : Toutes les autres actions sont soit facultatives (code couleur "Orange") soit devront être annulées, reprogrammées ou déléguées ("Rouge") | |
| 3- visualiser | 9 | visualisez votre semaine | **Le but de la visualisation est d'identifier les événements qui déclencheront des niveaux plus élevés (stress, anxiété, colère...) et d'ajuster votre calendrier pour réduire à la fois les instances et l'intensité de ces déclencheurs.** Fermez les yeux et imaginez que vous êtes au cinéma, en train de regarder le film de la semaine à venir. Concentrez-vous sur ce que vous ressentez dans votre estomac/vos intestins (gardez les yeux fermés). Notez mentalement les événements susceptibles de vous « déclencher ». Visualisez ce que vous aimeriez voir ou entendre qui réduirait le niveau et les instances des déclencheurs. |
| 10 | Ajuster les priorités et la charge de travail |
Ajustez vos priorités pour réduire et gérer ces déclencheurs potentiels : 1) si vous êtes stressé, prévoyez du temps dans Calendrier pour vous préparer davantage ou vous calmer (marche, méditation, lecture d'une liste de vos victoires...). 2) en cas de décalage, demander des éclaircissements aux parties prenantes ; 3) Si c'est positif (énergisant, motivant...), prenez une image mentale et souhaitez-vous la récupérer lors de la préparation de l'événement ** le pouvoir de la visualisation est que vous avez le temps de gérer vos déclencheurs potentiels lorsque vous n'êtes pas déclenché afin qu'ils ne se produisent pas ; pour plus d'informations sur la façon de gérer les déclencheurs, contactez notre site Web.** |
|
| 3- Planifiez vos priorités | 11 | Créer des plages horaires dans le calendrier pour la liste des tâches à effectuer | Créez des plages horaires pour chaque priorité/tâche de votre LISTE DE TÂCHES |
| 12 | À NE PAS FAIRE : annuler, reprogrammer, annuler, déléguer | Pour les tâches à NE PAS FAIRE, avertissez les parties prenantes concernées en conséquence, ce qui réduira le niveau de stress lié au fait de laisser tomber les autres, car il est encore temps pour toutes les parties prenantes d'ajuster leur plan d'action. Stratégies efficaces : se désengager, déprioriser, déléguer, reprogrammer, annuler, ne rien faire (30 % sont résolus par d'autres qui ne savent pas vraiment comment gérer leur temps) | |
| 13 | Calendrier de nettoyage | Assurez-vous qu’il n’y a pas de chevauchement ; Protégez les plages horaires pour les « Plages de récupération », la « Planification stratégique », le « déjeuner », la « Bilan hebdomadaire », la « Bilan quotidien », le « Développement personnel »... et toutes vos routines récurrentes. |
|
| 4- Vérification de la réalité | 14 | Visualisez avec votre intestin | Identique au n°9 : **Le but de la visualisation est d'identifier les événements qui déclencheront des niveaux plus élevés (stress, anxiété, colère...) et d'ajuster votre calendrier pour réduire à la fois les instances et l'intensité de ces déclencheurs.* ** Fermez les yeux et imaginez que vous êtes au cinéma, en train de regarder le film de la semaine à venir. Concentrez-vous sur ce que vous ressentez dans votre estomac/vos intestins (gardez les yeux fermés). Notez mentalement les événements susceptibles de vous « déclencher ». Visualisez ce que vous aimeriez voir ou entendre pour réduire le niveau et les instances des déclencheurs. |
| 15 | Visualisez avec votre douleur | Regardez votre calendrier et imaginez que vous passez 100 % de votre temps comme prévu. Quelles sont vos réalisations les plus précieuses ? Lorsque vous pensez à vos objectifs annuels, visualisez ceux qui vous permettront de faire avancer les actions que vous prévoyez de mettre en œuvre. Lorsque vous pensez aux leçons apprises la semaine dernière, qu'apprenez-vous qui nécessiterait des ajustements pour la semaine à venir ? | |
| 16 | Visualisez avec votre cerveau | Regardez votre calendrier et imaginez que vous passez 100 % de votre temps comme prévu. Quelles sont vos réalisations les plus précieuses ? Lorsque vous pensez à vos objectifs annuels, visualisez ceux qui vous permettront de faire avancer les actions que vous prévoyez de mettre en œuvre. Lorsque vous pensez aux leçons apprises la semaine dernière, qu'apprenez-vous qui nécessiterait des ajustements pour la semaine à venir ? | |
Processus de révision hebdomadaire (15 min)
Avis sur le meilleur pour la planification quotidienne le matin
| <45m | Étape | Détails | |
|---|---|---|---|
| 1. Établissez votre liste de priorités | 1 | Brainstorming (« Présent ») | Fermez les yeux, respirez profondément 3 fois, puis demandez-vous « Quelles sont mes principales priorités la semaine prochaine ? » et écrivez les réponses au fur et à mesure qu'elles arrivent dans une note. |
| 2 | Objectifs (« Futur ») | Regardez vos objectifs convenus (mensuels, annuels) et demandez-vous : « À quelle action pourrais-je consacrer du temps la semaine prochaine pour contribuer à atteindre ces objectifs ? » Et ajoutez ce qui vient à la liste précédente. | |
| 3 | Revue hebdomadaire précédente (« Passé ») | Copiez/collez les actions ouvertes de la dernière revue hebdomadaire (actions non terminées) dans la liste précédente. | |
| 4 | Calendrier de nettoyage | Pour la semaine à venir, supprimez les chevauchements et reprogrammez/annulez/déléguez les priorités inférieures en conséquence. | |
| visualisez votre semaine | 8 | Ajuster les priorités et la charge de travail | Ajustez vos priorités pour réduire, gérer ces déclencheurs potentiels : 1) s'ils sont stressants, prévoyez du temps dans votre calendrier pour vous préparer davantage ou vous calmer (promenade, méditation, lecture d'une liste de vos victoires...). 2) s'ils ne sont pas alignés, demandez des éclaircissements aux parties prenantes ; 3) s'ils sont positifs (énergisants, motivants...), prenez une image mentale et souhaitez-vous la récupérer lors de la préparation de l'événement. **Le pouvoir de la visualisation est que vous avez le temps de gérer vos déclencheurs potentiels lorsque vous n'êtes pas déclenché afin qu'ils ne se produisent pas. Pour plus d'informations sur la gestion des déclencheurs, contactez notre site Web.** |
| 4- Vérification de la réalité | 5 | Visualisez avec votre intestin | Même chose que le n°9 : **le but de la visualisation est d'identifier les événements qui déclencheront des niveaux plus élevés (stress, anxiété, colère...) et d'ajuster votre calendrier pour réduire à la fois les cas et l'intensité de ces déclencheurs.*** Fermez les yeux et imaginez que vous êtes au cinéma, en train de regarder le film de la semaine à venir. Concentrez-vous sur ce que vous ressentez dans votre estomac/vos intestins (gardez les yeux fermés). Notez mentalement les événements qui sont susceptibles de vous « déclencher ». Visualisez ce que vous aimeriez voir ou entendre pour réduire le niveau et les cas de déclencheurs. |
| 7 | Visualisez avec votre cerveau | Regardez votre calendrier et imaginez que vous passez 100 % de votre temps comme prévu. Quelles sont vos réalisations les plus précieuses ? Lorsque vous pensez à vos objectifs annuels, visualisez ceux qui vous permettront de faire avancer les actions que vous prévoyez de mettre en œuvre. Lorsque vous pensez aux leçons apprises la semaine dernière, qu'apprenez-vous qui nécessiterait des ajustements pour la semaine à venir ? | |
Processus de révision hebdomadaire (5 min).
Idéal pour la visualisation quotidienne le matin (pour le jour à venir) ou le soir (pour le jour passé)
| <5m | Étape | Détails | |
|---|---|---|---|
| visualisez votre semaine | 3 | Ajuster les priorités et la charge de travail | Ajustez vos priorités pour réduire, gérer ces déclencheurs potentiels : 1) s'ils sont stressants, prévoyez du temps dans votre calendrier pour vous préparer davantage ou vous calmer (promenade, méditation, lecture d'une liste de vos victoires...). 2) s'ils ne sont pas alignés, demandez des éclaircissements aux parties prenantes ; 3) s'ils sont positifs (énergisants, motivants...), prenez une image mentale et souhaitez-vous la récupérer lors de la préparation de l'événement. **Le pouvoir de la visualisation est que vous avez le temps de gérer vos déclencheurs potentiels lorsque vous n'êtes pas déclenché afin qu'ils ne se produisent pas. Pour plus d'informations sur la gestion des déclencheurs, contactez notre site Web.** |
| 4- Vérification de la réalité | 5 | Visualisez avec votre intestin | Même chose que le n°9 : **le but de la visualisation est d'identifier les événements qui déclencheront des niveaux plus élevés (stress, anxiété, colère...) et d'ajuster votre calendrier pour réduire à la fois les cas et l'intensité de ces déclencheurs.*** Fermez les yeux et imaginez que vous êtes au cinéma, en train de regarder le film de la semaine à venir. Concentrez-vous sur ce que vous ressentez dans votre estomac/vos intestins (gardez les yeux fermés). Notez mentalement les événements qui sont susceptibles de vous « déclencher ». Visualisez ce que vous aimeriez voir ou entendre pour réduire le niveau et les cas de déclencheurs. |
| 7 | Visualisez avec votre cerveau | Regardez votre calendrier et imaginez que vous passez 100 % de votre temps comme prévu. Quelles sont vos réalisations les plus précieuses ? Lorsque vous pensez à vos objectifs annuels, visualisez ceux qui vous permettront de faire avancer les actions que vous prévoyez de mettre en œuvre. Lorsque vous pensez aux leçons apprises la semaine dernière, qu'apprenez-vous qui nécessiterait des ajustements pour la semaine à venir ? | |
6 Processus (se référer au modèle).
« Lisez-moi d'abord » qui détaille le processus
| Titre | Processus de révision hebdomadaire |
| Titre | 45 minutes |
| Lien | Tutoriel vidéo de 6 minutes |
| <45m | <15m | <5m | Étape | Détails | |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Établissez votre liste de priorités | 1 | 1 | Brainstorming (« Présent ») | Fermez les yeux, respirez profondément 3 fois, puis demandez-vous « quelles sont mes principales priorités la semaine prochaine ? » et écrivez les réponses au fur et à mesure qu'elles arrivent dans une note. | |
| 2 | 2 | Objectifs (« Futur ») | Regardez vos objectifs convenus (mensuels, annuels) et demandez-vous : « Quelle serait une action sur laquelle je pourrais consacrer du temps la semaine prochaine pour contribuer à atteindre ces objectifs ? » Et ajoutez ce qui vient à la liste précédente. | ||
| 3 | 3 | Revue hebdomadaire précédente (« Passé ») | Copier/coller les actions ouvertes de la dernière revue hebdomadaire (actions non terminées) dans la liste précédente | ||
| 4 | 4 | Calendrier de nettoyage | Pour la semaine à venir, supprimez les chevauchements et reprogrammez/annulez/déléguez les priorités inférieures en conséquence. | ||
| 5 | Mesurer la capacité | Consultez votre calendrier pour la semaine prochaine et comptez le nombre d'heures (« N ») qui n'ont pas encore de créneau horaire planifié et qui sont donc actuellement disponibles pour la planification. | |||
| 2. Triez toutes les priorités | 6 | Trier toutes les priorités | le plus haut en haut; le plus bas en bas | ||
| 7 | Ajustez la charge de travail et faites du S.M.A.R.T. | pour chaque tâche, définissez-la comme SMART(*) et ajoutez dans la colonne adjacente la durée en heures nécessaire pour terminer la tâche. (*) Spécifique ; Mesurable ; Agréable (avec les autres parties prenantes impliquées) ; Réaliste ; Limité dans le temps | |||
| 8 | Actions de marquage/validation : listes de choses à faire et à ne pas faire | En partant du haut, additionnez le temps combiné de toutes les actions jusqu'à atteindre le nombre d'heures disponibles N et tracez une ligne pour diviser la liste des tâches en 2.
-LISTE DE TÂCHES À FAIRE (au-dessus de la ligne) :Toutes les actions s'ajoutant à ce temps N : vous vous engagez à les réaliser (code couleur en vert) -NE PAS FAIRE LA LISTE (en dessous de la ligne) :Toutes les autres actions sont soit facultatives (code couleur « Orange ») soit devront être annulées, reprogrammées ou déléguées (« Rouge ») |
|||
| 3- visualisez votre semaine | 9 | Visualisez votre semaine | **Le but de la visualisation est d'identifier les événements qui déclencheront des niveaux plus élevés (stress, anxiété, colère...) et d'ajuster votre calendrier pour réduire à la fois les instances et l'intensité de ces déclencheurs.** Fermez les yeux et imaginez que vous êtes au cinéma, en train de regarder le film de la semaine à venir. Concentrez-vous sur ce que vous ressentez dans votre estomac/vos intestins (gardez les yeux fermés). Notez mentalement les événements susceptibles de vous « déclencher ». Visualisez ce que vous aimeriez voir ou entendre qui réduirait le niveau et les instances des déclencheurs. | ||
| 10 | 8 | 3 | Ajuster les priorités et la charge de travail | Ajustez vos priorités pour réduire et gérer ces déclencheurs potentiels : 1) si vous êtes stressé, prévoyez du temps dans Calendrier pour vous préparer davantage ou vous calmer (marche, méditation, lecture d'une liste de vos victoires...). 2) en cas de décalage, demander des éclaircissements aux parties prenantes ; 3) Si c'est positif (énergisant, motivant...), prenez une image mentale et souhaitez-vous la récupérer lors de la préparation de l'événement ** le pouvoir de la visualisation est que vous avez le temps de gérer vos déclencheurs potentiels lorsque vous n'êtes pas déclenché afin qu'ils ne se produisent pas ; pour plus d'informations sur la façon de gérer les déclencheurs, contactez notre site Web.** |
|
| 3- Planifiez vos priorités | 11 | Créer des plages horaires dans le calendrier pour la liste des tâches à effectuer | Créez des plages horaires pour chaque priorité/tâche de votre LISTE DE TÂCHES | ||
| 12 | À NE PAS FAIRE : annuler, reprogrammer, annuler, déléguer | Pour les tâches à NE PAS FAIRE, informez en conséquence les parties prenantes concernées, ce qui réduira le niveau de stress lié au fait de laisser tomber les autres, car il est encore temps pour toutes les parties prenantes d'ajuster leur plan d'action. Stratégies efficaces : se désengager, déprioriser, déléguer, reprogrammer, annuler, ne rien faire (30 % sont résolus par d'autres qui ne savent pas vraiment comment gérer leur temps) |
|||
| 13 | Calendrier de nettoyage | Assurez-vous qu’il n’y a pas de chevauchement ; Protégez les plages horaires pour les « Plages de récupération », « Planification stratégique », « Déjeuner », « Bilan hebdomadaire », « Bilan quotidien », « Développement personnel »… et toutes vos routines récurrentes. |
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| 4. Vérification de la réalité | 14 | 5 | 1 | Visualisez avec votre intestin | Identique au n°9 : **Le but de la visualisation est d'identifier les événements qui déclencheront des niveaux plus élevés (stress, anxiété, colère...) et d'ajuster votre calendrier pour réduire à la fois les instances et l'intensité de ces déclencheurs.** Fermez les yeux et imaginez que vous êtes au cinéma, en train de regarder le film de la semaine à venir. Concentrez-vous sur ce que vous ressentez dans votre estomac/vos intestins (gardez les yeux fermés). Notez mentalement les événements susceptibles de vous « déclencher ». Visualisez ce que vous aimeriez voir ou entendre pour réduire le niveau et les instances de déclencheurs. |
| 15 | 6 | Visualisez avec votre cœur | Regardez votre calendrier et imaginez que vous passez 100 % de votre temps comme prévu. Quelles sont les réalisations les plus précieuses ? Lorsque vous pensez à vos objectifs annuels, visualisez ceux qui vous permettront de faire avancer les actions que vous prévoyez de mettre en œuvre. Lorsque vous pensez aux leçons apprises la semaine dernière, qu’apprenez-vous qui nécessiterait des ajustements pour la semaine à venir ? |
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| 16 | 7 | 2 | Visualisez avec votre cerveau | Regardez votre calendrier et imaginez que vous passez 100 % de votre temps comme prévu. Quelles sont les réalisations les plus précieuses ? Lorsque vous pensez à vos objectifs annuels, visualisez ceux qui vous permettront de faire avancer les actions que vous prévoyez de mettre en œuvre. Lorsque vous pensez aux leçons apprises la semaine dernière, qu’apprenez-vous qui nécessiterait des ajustements pour la semaine à venir ? |
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| 1. Établissez votre liste de priorités | Plages horaires de « récupération » | **Valeur : réduit le stress lié au sentiment d'être toujours en retard, surtout lorsque des distractions et des demandes urgentes surviennent ; vous donne l'occasion de vous reposer à la fin de la journée et de ne pas accumuler de stress d'un jour à l'autre (aide au sommeil)** Créez dans votre calendrier pour la dernière heure de votre journée de travail, un créneau récurrent d'une heure appelé « Récupération », et ne le planifiez pas avant le début de la journée. Ce créneau horaire agit comme un tampon qui fonctionne comme suit : -vous passez votre journée comme prévu ; lorsque la demande « urgente » ou la distraction se présente à vous, vous pouvez soit : -passez du temps dessus MAINTENANT et déplacez tous les autres créneaux horaires de la journée vers le bas, ce qui consommera le créneau horaire « Récupération » -ou continuez votre journée et ajoutez la tâche urgente dans la liste des tâches à faire pour le créneau horaire « Récupération » ; lorsque vous arrivez au créneau horaire « Récupération » à la fin de votre journée, utilisez un minuteur et consacrez d'abord du temps aux priorités les plus élevées -si vous n'avez eu aucune distraction ou demande urgente lorsque vous avez commencé votre créneau horaire de « Récupération », vous pouvez choisir de terminer votre travail plus tôt ou de travailler à l'avance et de commencer l'un des créneaux horaires pour le lendemain. |
| Gestion des emails | -Créez des plages horaires réservées à la gestion des e-mails et fermez votre boîte e-mail le reste du temps pour réduire les distractions -Par exemple, utilisez 3 plages horaires pour la gestion des e-mails (9h-9h30 ; 13h-13h30 ; 16h-16h30) afin que 4 heures soient le temps maximum pendant lequel vous ne verrez pas vos e-mails -Processus: a) Lisez les nouveaux e-mails et déplacez-les vers l'un de vos dossiers (exemple 1 : MAINTENANT/BIENTÔT/Peut-être plus tard ; exemple 2 : Priorité 1, Priorité 2, Priorité 3, Priorité 4 ; exemple 3 : e-mails de la direction, e-mails de l'équipe, e-mails des principales parties prenantes, autres...). Il est important de ne pas encore donner suite à ces e-mails. b) Ouvrez le dossier avec le niveau de priorité le plus élevé et commencez par le plus important, puis le suivant jusqu'à ce que tous les e-mails soient traités ou que votre minuteur soit désactivé et que vous arriviez à la fin du créneau horaire. c) Célébrez ce que vous avez accompli et visualisez-vous en train de réaliser les autres priorités dans les prochains créneaux horaires (pour réduire le stress sous-jacent). |
|
| Gestion des notifications | La principale raison pour laquelle nous passons trop de temps sur nos emails est que nous ne voulons pas manquer des emails qui nous feraient passer pour mauvais ou qui pourraient avoir un impact sur nos performances ou sur la façon dont les autres nous perçoivent. Nous finissons par avoir l'impression que nous devons répondre à n'importe quel email en quelques secondes, ce qui a un prix élevé (stress, baisse de productivité...). Rencontrez vos principales parties prenantes et demandez-leur leur soutien pour mieux gérer votre temps et vos priorités. Par exemple : -Faites-leur confirmer qu'il est acceptable que vous ne lisiez pas vos e-mails pendant 4 heures, désactivez vos notifications... -Convenez avec eux de la procédure à suivre s'ils doivent vous contacter dans les 4 heures (un appel téléphonique, venir à votre bureau). -Ajoutez à votre signature électronique une déclaration expliquant votre processus à vos parties prenantes afin qu'elles sachent comment vous contacter si cela est vraiment urgent. - Prévoyez de faire un suivi avec eux lors de votre prochaine réunion individuelle pour obtenir leurs commentaires sur le nouveau processus et ajuster en conséquence. **Cette adhésion et ce soutien de la part de la direction vous aideront à vous sentir plus fort lorsqu'il s'agira de dire non aux distractions et de protéger votre temps.** |
|
| Utilisation du code couleur et des catégories dans le calendrier | Dans la mesure du possible, créez des plages horaires récurrentes qui, en théorie, vous permettent de répondre à vos priorités et objectifs les plus élevés. Utilisez la « catégorie » dans votre calendrier pour attribuer des codes couleur à vos événements. Cela vous permet d'évaluer visuellement où vous passez votre temps et de vous assurer que vous consacrez suffisamment de temps à vos catégories critiques (« Lead Gen, Lead Conversion » pour les commerciaux ; « 1:1, Personal Development » pour les chefs d'équipe...) et de vous assurer également de consacrer le temps nécessaire aux bonnes catégories. | |
| Suivez votre temps pendant 2 semaines | Parfois, nous ne sommes pas doués en gestion du temps parce que nous ne savons pas combien de temps les choses prennent. Une solution consiste à suivre votre temps pendant 2 semaines : 1. Utilisez une application comme Toggl. 2. Développez l'habitude quotidienne d'ajuster les plages horaires de votre calendrier (heure et description) pour le passé et à la fin, comparez le temps passé à votre planning initial et apprenez de vos voleurs de temps. 3. Dressez la liste de vos voleurs de temps et quantifiez-les en pensant à vos 2 dernières semaines. Une alternative plus simple consiste à estimer le temps que prennent les tâches lorsque vous démarrez une tâche et à le comparer à la fin avec les résultats. |
|
| pas de chevauchement | Assurez-vous qu'il n'y ait jamais de chevauchement afin d'éviter le multitâche (qui consomme 30 % d'énergie en plus et est <30% less efficient) | |
| Révision de la planification quotidienne < 15 min | Passez 15 minutes le matin pour suivre un processus similaire à celui de la revue hebdomadaire, mais pour la journée | |
| Visualisation quotidienne <5 min | Prenez 5 minutes le matin ou le soir pour reconnaître vos déclencheurs potentiels (pour la journée à venir) ou pour réfléchir aux déclencheurs de la journée passée. Comme vous n'êtes pas déclenché pendant ce processus, vous pouvez apprendre à mieux gérer vos déclencheurs. |
Modèle pour la revue hebdomadaire
| Objectif/Catégorie | Action | Charge de travail | Priorité | Commentaires | Engagement de la semaine prochaine | capacité |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Objectif/Catégorie | tâche 1 | 0 | 10.5 | |||
| Objectif/Catégorie | tâche 2 | 0 | 10.5 | |||
| Objectif/Catégorie | tâche 3 | 0 | 10.5 | |||
| Objectif/Catégorie | tâche 4 | 0 | 10.5 | |||
| Objectif/Catégorie | tâche 5 | 0 | 10.5 | |||
| Objectif/Catégorie | tâche 6 | 0 | 10.5 | |||
| Objectif/Catégorie | tâche 7 | 0 | 10.5 | |||
| Objectif/Catégorie | tâche 8 | 0 | 10.5 | |||
| Objectif/Catégorie | tâche 9 | 0 | 10.5 | |||
| Objectif/Catégorie | tâche 10 | 0 | 10.5 | |||
| Objectif/Catégorie | tâche 11 | 0 | 10.5 | |||
| Objectif/Catégorie | tâche 12 | 0 | 10.5 | |||
| Objectif/Catégorie | tâche 13 | 0 | 10.5 | |||
| Objectif/Catégorie | tâche 14 | 0 | 10.5 | |||
| Objectif/Catégorie | tâche 15 | 0 | 10.5 | |||
| Objectif/Catégorie | tâche 16 | 0 | 10.5 | |||
| Objectif/Catégorie | tâche 17 | 0 | 10.5 | |||
| Objectif/Catégorie | tâche 18 | 0 | 10.5 |
Exemple montrant des listes de choses à faire et à ne pas faire
| Objectif/Catégorie | Action | Charge de travail | Priorité | Commentaires | Engagement de la semaine prochaine | Capacité | FAIRE |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Remplacement de Gerardo | Soutenir les RH pour les départs et les remplacements | 1 | 1 | 1 | 9.5 | FAIRE | |
| Remplacement de Gerardo | Entretien avec Gerardo, remplaçant | 2 | 1 | 2 | 7.5 | ||
| Crise à la clinique C | Soutenez Brett | 1 | 2 | 1 | 6.5 | ||
| Atteindre/dépasser le quota de vente | résolution de problème de pipeline {manque 2M$} | 2 | 2 | 2 | 4.5 | ||
| Mise en réseau | Rencontre avec le PDG de la société B | 1 | 2 | 1 | 3.5 | ||
| Productivité de l'équipe | Réunion avec l'équipe sur la responsabilisation et revue hebdomadaire ; plus préparation | 2 | 2 | 2 | 1.5 | ||
| Déployer un nouveau produit 1 | rencontre avec le distributeur BCD pour révision du contrat + préparation du contrat | 2 | 3 | 2 | -0.5 | FAIRE? | |
| Atteindre/dépasser le quota de vente | revue hebdomadaire des KPI | 1 | 3 | 1 | -1.5 | ||
| Mairie préparatoire | Diaporama de préparation | 1 | 3 | 1 | -2.5 | ||
| Produit A | Décision / brainstrom : Devons-nous conserver le distributeur ABC ? | 2 | 3 | Partie de la stratégie/vision | 2 | -4.5 | NE PAS FAIRE |
| Produit 2 | Décision/brainstrom : Aller/Arrêter le projet ? | 2 | 3 | Partie de la stratégie/vision | 2 | -6.5 | |
| Soutenir l'adoption d'un nouveau CRM | réunion de suivi avec l'équipe commerciale | 1 | 3 | 1 | -7.5 | ||
| Soutenir l'adoption d'un nouveau CRM | réunion de suivi avec l'équipe informatique | 2 | 3 | 2 | -9.5 | ||
| Mairie préparatoire | Diaporama de préparation | 1 | 3 | 1 | -10.5 | ||
| Produit A | Décision/brainstrom : Devons-nous conserver le distributeur ? | 2 | 3 | Partie de la stratégie/vision | 2 | -12.5 | |
| Projet 2 | Décision/brainstrom : Projet Go/Stop | 2 | 3 | Partie de la stratégie/vision | 2 | -14.5 | |
| Soutenir l'adoption d'un nouveau CRM | réunion de suivi avec l'équipe commerciale | 1 | 3 | 1 | -15.5 | ||
| Entraînement | Préparation/suivi du coaching | 1 | 4 | 1 | -16.5 | ||
| Bilan de mi-année | Réviser le nouveau processus + passer au n°1 pour les évaluations d'équipe | 2 | 4 | 2 | -18.5 | ||
| Mise en réseau | Rencontre avec le CMO de la société C | 1 | 4 | 1 | -19.5 | ||
| Plan de leadership personnel | suivre mon temps | 1 | 4 | 1 | -20.5 | ||
| Entraînement | Séance de coaching | 1 | 4 | 1 | -21.5 | ||
| Entraînement | Préparation/suivi du coaching | 1 | 4 | 1 | -22.5 | ||
| Bilan de mi-année | Réviser le nouveau processus + passer au n°1 pour les évaluations d'équipe | 2 | 4 | 2 | -24.5 | ||
| Mise en réseau | Rencontre avec le CMO de la société C | 1 | 4 | 1 | -25.5 | ||
| Plan de leadership personnel | suivre mon temps | 1 | 4 | 1 | -26.5 |
Intéressant ? Des changements positifs potentiels pour vous ?
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Ludo Pasquereau
Le fondateur de Wiser Sooner Coaching
Le fondateur de Wiser Sooner Coaching ICF Coach professionnel (PCC) avec plus de 25 ans d'expérience dans des rôles de leadership pour la gestion de projets et le développement commercial dans les industries axées sur l'ingénierie. La plupart des clients de Ludo développent les compétences et la confiance nécessaires pour améliorer leurs performances et être
plus authentique sous pression, au travail ou à la maison.
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